Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling / Notice of extraordinary general assembly

See below for English version.

Til alle beboere i Roholmparken.

Bestyrelsen indkalder hermed til ekstraordinær generalforsamling i Fælleshuset, d. 3. december kl. 13. Der vil være kaffe og aftensmad.
Vi er endnu ikke i mål med vedtægter, men mener ikke vi kan vente længere, på at få afholdt generalforsamling, og drøfte vores arbejde med jer. Vi arbejder på at få vedtægterne endeligt klar til afstemning, inden generalforsamling. I forbindelse med generalforsamlingen, vil vi gerne have jeres input til de udkast til vedtægter og husordner vi har lavet. Alle regler skal godkendes af Gråkjær først, inden vi stemmer om dem til generalforsamling, så vi kan ikke garantere at udformingen af reglerne kommer til at se ud præcis som de gør nu. Men vi vil gerne have jeres inputs med, så vi kan få gang i fællesskabet hurtigst muligt efter. Bemærkninger skal indsendes skrifteligt inden mødet, til bestyrelse mail. Vi har ikke mulighed for at ændre noget til generalforsamlingen, men alt efter bemærkningernes karakter, kan vi indkalde til et møde mere senere. Det vil ikke være muligt at komme med bemærkninger og ændringsønsker på generalforsamlingen inden afstemningen. Det skyldes, som tidligere nævnt, at alle ændringer skal forhåndgodkendes af Gråkjær. Vi opfordrer på det kraftigste at mindst en repræsentant pr lejemål møder op. Dette skyldes, at mindst ⅔ dele af beboerne skal være repræsenteret, for at kunne stemme vedtægterne igennem. Er det ikke muligt at komme, er det muligt at afgive sin stemme inden, ved at sende en stemmen pr mail til bestyrelsen. Det er også muligt at afgive sin stemme med en fuldmagt. Dagsorden og bilag bliver sendt snarest.
Vi vil også gerne informere om, at vi har en mail til bestyrelsen, info@beboer.roholmparken.dk, samt en hjemmeside www.beboer.roholmparken.dk. Det er den mail i skal benytte, hvis i har bemærkninger til bilagene.
Vi vil stadig gerne have billeder af Roholmparken til hjemmesiden. I er også mere end velkomne til at sende spørgsmål til bestyrelsen via vores mail.

Vi takker for jeres forståelse og tålmodighed.

Med venlig hilsen,
Bestyrelsen Roholmparken

English version

To all residents of Roholmparken.

The board of the Residents’ Association invites you to an extraordinary general assembly in our Commonhouse, the 3th of December at 1 pm. Coffee and dinner will be served at the meeting.
We have not yet finalized the articles of association, but we are of the opinion, that a general assembly cannot be further postponed, and we wish to discuss our work with you. Prior to the general assembly we would like to hear your input in regards to the drafts we have made for the articles of association and general house rules. All rules must be approved by Gråkjær prior to our voting at the general assembly. Therefore, we are unable to guarantee that the final drafts will be identical with the working drafts you receive. However, it is in our interest to receive any and all inputs you may have so that we can start building our community as soon as possible. Comments must be sent to the boards email, before the meeting. It is not possible to edit any of the documents before the general assembly, but depending on the nature of the comments, a future meeting can be arranged if necessary. It will not be possible to request changes at the general assembly before the voting, the reasoning being, as mentioned above, that all changes must be preapproved by Gråkjær. We want to encourage you all to be represented with at least one person per apartment at the meeting because we need at least ⅔ of the tenants represented, in order to vote on the articles of association. If it is not possible to be in attendance in the general assembly, for what ever reason, you are able to cast you vote beforehand, by sending your vote to the boards’ email. It is also possible to vote by using a power of attorney. The agenda and appendix will be sent out as soon as possible.
We would like to inform about the email for the board, info@beboer.roholmparken.dk, and our website www.beboer.roholmparken.dk.
This is the email you should use if you have any comments to the appendix.
We are still interested in any pictures of Roholmparken you would like to share, for Roholmparkens website. Any questions to the board are more than welcome via our email.

We thank your for your understanding and patience.

Kind regards,
The Board of the Residents’ Association in Roholmparken